Sistem Manajemen Mutu

Mutu atau kualitas (quality) memiliki definisi yang bervariasi dari yang konvensional sampai yang lebih strategis. Definisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk, seperti performa (performance), keandalan (reliability), mudah dalam menggunakan, estetika (esthetics), dan sebagainya. Definisi strategis dari kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers). (Vincent Gaspersz, 2001) dalam Manlian (2014).

Pada dasarnya manajemen mutu (quality management) didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performa secara terus-menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia. (Vincent Gaspersz, 2001) dalam Manlian (2014).

Sistem mutu merupakan bagian dari praktek, tanggung jawab, kebijakan, dan prosedur yang digunakan sebuah organisasi untuk melaksanakan dan mempertahankan tingkatan mutu dalam produk, proses, dan jasa.

Vincent Gaspersz (2001) dalam Manlian (2014) mendefinisikan Sistem Manajemen Mutu sebagai sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem Manajemen Mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar.

Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan Sistem Manajemen Mutu, khususnya bagi pelanggan, perusahaan, maupun bagi staf dan karyawan. Manfaat tersebut didasarkan pada sistem kerja dari Manajemen Mutu yang berlandaskan pada kepuasan pelanggan dan perbaikan berkesinambungan (continuous improvement). Hal ini akan mengurangi berbagai bentuk pemborosan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Kedua faktor tersebut pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan.

Manfaat Sistem Manajemen Mutu bagi pelanggan, antara lain sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau jasa, kepedulian terhadap pelanggan menjadi lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan, dan kepuasan pelanggan terjamin atau terpenuhi.

Sedangkan manfaat Sistem Manajemen Mutu bagi perusahaan, antara lain terdapat perubahan kualitas produk dan jasa, staf lebih termotivasi, produktivitas meningkat, biaya turun, produk cacat berkurang, dan permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

Menurut Vincent Gasperz (2003) dalam Yahdi (2014) Sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk menajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.

Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Menurut Vincent Gasperz (2003) dalam Yahdi (2014) Terdapat beberapa karateristik umum dari sistem manajemen mutu:

a) Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitasaktivitas dalam organisasi modern. Kualitas atau mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-based quality adalah suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user-based quality adalah kesesuaian atau ketetapan dalam penggunaan produk (barang dan/ atau jasa), (4) manufacturing- based quality adalah kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value- based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

b) Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

c) Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan deteksi pada kesalahan yang bersifat reaktif.

d) Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (costumer), hasil-hasil (out-put), proses-proses (processes), masukanmasukan (inputs), pemasok (suppliers) dan pengukuran umpan balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Dalam akronomi bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM- Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectives, and Meassurements.